Persondatapolitik Dansk

Persondatapolitik for Henry Olsens sønner A/S

Introduktion

For at kunne indkøbe, sælge og levere varer indhenter og behandler vi personoplysninger. Disse personoplysninger er underlagt reglerne i persondata forordningen og vi skal oplyse dig følgende omkring vores persondatapolitik:

 

Kontaktoplysninger på persondataansvarlig

Steen Madsen, 4820 1770, madsen@henryolsen.dk

Dataansvarlig

Henry Olsens Sønner A/S, Centervænget 19, 3400 Hillerød, CVR.nr. 25834429

Vores behandling af dine personoplysninger

Vi behandler personoplysninger, som du eller en anden part har udleveret til os i forbindelse med dit kundeforhold.

Disse personoplysninger behandler vi for at kunne leve op til vores kontraktlige forpligtelser overfor dig.

Typisk drejer det sig om disse personoplysninger:

  • Navn, firma adresse, telefon, e-mail
  • Oplysninger om varekøb/ salg herunder mængde og priser

 

Tidsfrister for sletning/opbevaring

Vi stræber efter at slette (eller anonymisere) personoplysninger, så snart de ikke har nogen relevans. Dog opbevarer vi altid personoplysninger i minimum 5 år efter at kundeforholdet måtte være ophørt.

Dine rettigheder efter persondataforordningen

I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du følgende rettigheder:

  • Retten til at modtage oplysning om hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
  • Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.
  • Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
  • Retten til at få dine personoplysninger slettet.
  • Retten til at gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
  • Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet).


Alle ovenstående rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse til vores persondataansvarlige.

Vi kan afvise anmodninger, der er gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben, påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller vil have indflydelse på de konkurrencemæssige forhold for Henry Olsens Sønner A/S

Hvis vi kan rette oplysninger, gør vi dette med mindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores tjenester, er det derfor muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme, og det er ikke sikkert, at oplysningerne fjernes fra vores sikkerhedskopisystemer.

Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet (https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/

 

Oplysninger, som vi videregiver

Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner. Undtagelsen er i disse tilfælde:

  • Med dit samtykke

Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner, hvis vi har dit samtykke.

  • Til ekstern databehandling

Vi videregiver personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores privatlivspolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, eksempelvis vores databehandleraftale.

  • Af juridiske årsager

Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner, hvis vi mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:

Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.

Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.

Informationssikkerhed

Vi arbejder målrettet mod at beskytte vores samhandelspartnere mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.

Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt:

  • Antivirus på it-systemer, der behandler personoplysninger.
  • Backup af it-systemer, der behandler personoplysninger.
  • Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
  • Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger.
  • Tavshedserklæringer for personale, der har behov for at behandle personoplysninger
  • Undervisning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personale med adgang til informationssystemer.

 

Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder

Vi gennemgår regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Når vi modtager formelle skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse klager om overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med vores brugere.

Ændringer

Vores privatlivspolitik kan ændres. Ved væsentlige ændringer vil vi gøre herpå ved oplysning i vores sædvanlige mailkorrepsondance.

 

Revisionshistorik

Version             Note                                                                             Dato                                                Redigeret af

Ver. 1                 Første udkast til skabelon                                    25. maj 2018                                 Steen Madsen

Ver 1.1               Skabelon tilrettet                                                    15. april 2015                               Steen Madsen/ Kim Bonde